Wanneer je als inkoper of adviseur een inschrijving beoordeelt, vertrouw je erop dat de bijgevoegde certificaten het aangeboden product daadwerkelijk dekken. Toch blijkt in de praktijk regelmatig dat merk‑ en typeaanduidingen niet overeenkomen of dat certificaten zelfs vervalst zijn. Een snelle, systematische controle voorkomt vertraging in de gunning én houdt het speelveld gelijk voor alle inschrijvers.

Wat staat er feitelijk op het spel?

ls aanbestedende dienst stel je technische eisen en moet je de aangeleverde bewijsstukken zorgvuldig controleren. Onjuiste of vervalste certificaten kunnen leiden tot:

• Gunning op basis van een ongeldige inschrijving – je loopt het risico later te moeten herbeoordelen of zelfs opnieuw aan te besteden.
• Bezwaarschriften en rechtszaken – andere inschrijvers kunnen je besluit aanvechten wanneer blijkt dat het aangeboden of later geleverde product niet aan de gestelde eisen voldoet.
• Kwaliteitsrisico’s – Producten die niet voldoen aan de gevraagde norm kunnen uitvallen, sneller slijten of onveilig blijken, met herstel‑ of vervangingskosten als gevolg.
• Inefficiënt gebruik van gemeenschapsgeld – Onjuiste certificaten kunnen leiden tot de inkoop van inferieure producten, waardoor op termijn extra onderhouds‑ en vervangingskosten ontstaan.

Kortom: een nauwkeurige check beschermt niet alleen de eindgebruiker, maar vooral het aanbestedingsproces.

Veranker verificatie in het Programma van Eisen (PvE)

Neem in het PvE expliciet op dat je de aangeleverde certificaten actief controleert en benoem de consequenties wanneer gegevens niet overeenkomen. Bijvoorbeeld:

• Aanleverplicht – De inschrijver levert per product een geldig certificaat in PDF‑formaat aan.
• Controleproces – De aanbestedende dienst verifieert merk, type, norm en geldigheid via openbare databases.
• Gevolg bij afwijking – Komt het certificaat niet overeen met het aangeboden product, dan wordt de inschrijving terzijde gelegd zonder mogelijkheid tot herstel.

Door deze spelregels vooraf helder vast te leggen voorkom je discussie tijdens de beoordeling en weten inschrijvers precies wat er van hen wordt verwacht.

Eén‑op‑één controlepunten

Merk en handelsnaam – Moeten identiek zijn aan de inschrijving.

• Type‑ of modelnummer – Controleer of de aanduiding exact overeenkomt met die in de inschrijving; elke afwijking maakt het certificaat ongeldig voor dit type.
• Technische specificatie – Denk aan spanningsbereik, IP‑klasse en vermogen.
• Geldigheid – Controleer of het certificaat is ondertekend, expliciet op het aangeboden product van toepassing is, de juiste normversie noemt en inderdaad het gevraagde certificaat betreft (een vervaldatum is zeldzaam, maar check die als hij er staat).

Leg de uitgevoerde controle beknopt vast in het gunningsdossier, zodat je achteraf helder kunt laten zien welke verificatiestappen zijn doorlopen.

Specifieke keurmerken nader bekeken

ENEC en ENEC+

Deze keurmerken zijn merk‑ en modelgebonden licenties. Stemmen merk, type of model niet 100 % overeen, dan is het keurmerk simpelweg niet van toepassing. Controleer dit efficiënt via de openbare ETICS‑database: voer het licentienummer in en kijk of de gepubliceerde scope overeenkomt.

Certificaten en Producten met een ‘Eigen Merk’ (Private Label)

Soms biedt een leverancier een product aan onder zijn eigen merknaam, terwijl het eigenlijk door een andere fabrikant is gemaakt. Dit noemen we een private-label product. Het originele certificaat, zoals een CB Test Certificate of Certificate of Conformity (CoC), vermeldt dan vaak alleen de naam van de échte fabrikant en zijn typenummers.

Dit is geen probleem, zolang je maar kunt aantonen dat het private-label product identiek is aan het gecertificeerde product van de originele fabrikant. Vraag in dit geval om een schriftelijke verklaring van de certificaathouder (de oorspronkelijke fabrikant of licentiehouder). Hierin moet duidelijk staan:

• Dat het private-label product technisch precies hetzelfde is als het gecertificeerde model.
• Wat de exacte verschillen zijn in merk- of typeaanduiding (bijvoorbeeld: ‘Merk X, Type Y is hetzelfde als Merk Z, Type A’).
• Een expliciete verwijzing naar het bijbehorende originele certificaat en, indien beschikbaar, het testrapport.

Deze verklaring heeft dan dezelfde bewijskracht als een CE-verklaring. Beoordeel zelf of zo’n constructie past binnen de eisen van jouw aanbesteding.

Een vergelijkbare situatie doet zich voor bij keurmerken zoals ENEC/ENEC+. Wanneer een product onder een eigen merk wordt aangeboden, is vaak een Co-licentie of ‘Multiple Listing’ nodig. Dit betekent dat het eigen merk van de leverancier officieel is toegevoegd aan het bestaande certificaat. Controleer altijd in de ETICS-database of jouw eigen merk expliciet op deze licentie vermeld staat. Zo weet je zeker dat het keurmerk ook voor dat specifieke private-label product geldig is.

Online registers: waar kun je wat controleren?

Een groeiend aantal keurmerken biedt een openbaar register waarmee je de status en scope binnen enkele seconden kunt verifiëren. Enkele veelgebruikte voorbeelden:

• ETICS – ENEC- en ENEC+-licenties voor verlichting en elektrotechnische producten.
• IECEE (CB‑schema) – Wereldwijde CB Test Certificates en bijbehorende testrapporten.
• DEKRA CheckMe – Online verificatie van DEKRA‑certificaten en KEMA‑KEUR licenties.
• TÜV Rheinland Certipedia – Zoektool voor TÜV‑certificaten, inclusief GS‑ en Bauart‑keur.

Staat jouw keurmerk er niet tussen? Ga naar de website van de certificerende instantie. Met het certificaat‑ of licentienummer kun je vrijwel altijd direct zien of het document authentiek is en welke modellen onder de scope vallen.

Praktische dossiervorming

Een paar manieren om je verificaties kort maar krachtig vast te leggen:

• Merk, type en model – Noteer in het beoordelingsoverzicht dat de aanduidingen identiek zijn.
• Online verificatie – Bewaar een PDF of schermafbeelding van het resultaat uit ETICS of IECEE als bijlage bij het dossier.
• Afwijkingen – Komt het certificaat niet overeen met de inschrijving? Leg dit vast in een besluit om een eventuele terzijdelegging te onderbouwen.

Kies de vorm die het beste bij jouw organisatie past; het belangrijkste is dat de stappen achteraf transparant en traceerbaar zijn.

Conclusie

Een certificaatcheck kost hooguit enkele minuten, maar voorkomt discussies, vertragingen en mogelijke heraanbestedingen. Door merk, type, norm en geldigheid structureel te verifiëren, borg je de transparantie van het proces én behandel je iedere inschrijver gelijk. Laat het initiatief bij de leverancier; jij bevestigt uitsluitend dat het bewijs valide is.

Met een eenvoudige, herhaalbare werkwijze wordt certificaten controleren geen lastige specialistische taak, maar een vast onderdeel van je professionele inkoopproces.

---

Twijfel over rapporten, certificaten of technische onderbouwing?
Second opinion aanvragen of neem contact met ons op.

Quality and trust as the foundation for sustainable progress.